Cómo estudiar Administración General: el proceso administrativo como columna

Si buscas cómo estudiar Administración General, la respuesta corta es esta: usa el proceso administrativo (planificar, organizar, dirigir y controlar) como columna de la materia, aprende cada definición con un ejemplo tuyo y elige una organización que conozcas para aplicarle cada tema. Casi todo lo que se da en el semestre o cuatrimestre cuelga de esas cuatro funciones, y casi todo lo que se pregunta en el examen es una definición, una comparación o una aplicación a un caso.

Es la primera materia de administración en muchas universidades, y también se cursa en contabilidad, economía, marketing, recursos humanos y turismo. Su problema propio es engañoso: se lee fácil. Las diapositivas están llenas de palabras conocidas (objetivo, estructura, liderazgo, control) y da la sensación de que no hay nada que estudiar. Después llega un examen de opción múltiple con cuatro definiciones casi iguales, o una pregunta de desarrollo que pide aplicar un concepto a una empresa, y ahí se nota que leer no alcanzaba.

No es mi carrera: estudio ingeniería informática. Lo que sigue sale de mirar de cerca cómo se estudia y cómo se evalúa esta materia, y de lo que se sabe sobre cómo se aprende. Para la carrera completa (las materias de números, los casos, los trabajos en grupo) ya escribí cómo estudiar administración de empresas; aquí voy a lo específico de Administración General.

Las cuatro funciones son el índice de la materia

La mayoría de los manuales presenta la tarea de quien dirige una organización en cuatro funciones. El manual abierto de Principles of Management lo resume así: quien administra planifica, organiza, dirige y controla. Las cátedras le dan distintos nombres (proceso administrativo, funciones de la administración, ciclo de gestión), pero la idea es la misma.

Antes de estudiar un tema, ubícalo en una de las cuatro:

1. Planificar. Misión, visión, objetivos, estrategias, planes y presupuestos. También la toma de decisiones y el análisis del entorno.
2. Organizar. Estructura, organigrama, departamentalización, autoridad y responsabilidad, centralización y descentralización, delegación.
3. Dirigir. Liderazgo, motivación, comunicación, trabajo en equipo, conflicto. Es la parte que se cruza con Comportamiento Organizacional.
4. Controlar. Estándares, medición del desempeño, comparación con lo planeado y corrección. Indicadores y tablero de control.

Hazlo en una hoja con cuatro columnas y pégala al principio de tus apuntes. Cada clase nueva va a una columna. Si no sabes en qué función va un tema, todavía no lo entendiste, y conviene preguntarlo en clase antes de que llegue el examen.

Lo que suele quedar afuera de las cuatro columnas es la primera unidad: qué es una organización, qué es administrar, los niveles de quien dirige y la evolución del pensamiento administrativo. Esa unidad va aparte, como introducción.

Las escuelas, en una línea de tiempo

La evolución del pensamiento administrativo (Taylor, Fayol, Weber, relaciones humanas, sistemas, contingencia) suele estar al principio y vuelve en el examen como pregunta de desarrollo. En la nota de la carrera ya conté cómo armar un cuadro comparativo de escuelas, con las mismas columnas para todas. Para Administración General le sumo una cosa: ponlas en una línea de tiempo y escribe, entre una escuela y la siguiente, qué problema dejó la anterior.

Por ejemplo: la administración científica mejoró la productividad pero trató al trabajador como una pieza; la escuela de relaciones humanas aparece justamente mirando lo que la anterior ignoraba. El enfoque de sistemas mira la organización entera y su entorno; la contingencia dice que no hay una única forma correcta de organizar, que depende de la situación.

Así la historia deja de ser una lista de nombres y se vuelve una conversación, que es como suelen preguntarla. Y un detalle útil: Fayol es el que propuso las funciones de la administración, así que la primera unidad y la columna de la materia están conectadas por él.

Cada definición con un ejemplo tuyo

Administración General tiene mucho vocabulario, y el examen juega con eso. Eficacia y eficiencia. Misión y visión. Objetivo y meta. Autoridad y poder. Delegar y descentralizar. Estructura formal e informal. Son pares que en la diapositiva se leen como obvios y en una pregunta de opción múltiple se confunden.

Lo que suele funcionar es una ficha por concepto con tres partes:

• La definición de la cátedra, con las palabras del profesor o del libro que piden. En esta materia el término exacto importa.
• Un ejemplo tuyo, de una organización real o de algo que viviste. Eficiencia: el local de comida rápida que atiende a más gente con la misma cantidad de empleados. Eficacia: que la gente efectivamente se lleve lo que pidió.
• Su gemelo, el concepto con el que se confunde, y una frase que los distinga.

Para repasar, tapa todo menos el nombre del concepto y trata de decir la definición, el ejemplo y la diferencia. Eso es recuperación activa, y recordar sin mirar fija mucho más que volver a leer.

Una organización que conozcas, para todo el semestre

Muchas cátedras piden aplicar cada tema a una organización: en los trabajos prácticos, en las preguntas de desarrollo o en un trabajo final. Aunque no lo pidan, es la mejor forma de estudiar la materia.

Elige una organización que conozcas de cerca: la empresa donde trabajas, el club de tu barrio, una cadena de supermercados, la propia universidad. Y a medida que avanza el programa, contesta para ella:

• Planificar. ¿Cuál sería su misión? ¿Qué objetivo tiene este año? ¿Qué decisión importante tomó hace poco y cómo?
• Organizar. Dibuja su organigrama. ¿Está organizada por funciones, por productos, por zonas? ¿Se decide arriba o en cada sucursal?
• Dirigir. ¿Qué estilo de liderazgo ves en quien la dirige? ¿Qué motiva a la gente que trabaja ahí, además del sueldo?
• Controlar. ¿Qué miden? ¿Cómo se enteran de que algo salió mal y qué hacen?

Una sola organización, mirada con cada tema, ordena la materia entera. Al final del semestre tienes un caso completo que conoces de memoria, y en el examen puedes usarlo como ejemplo en cualquier pregunta de desarrollo. Con la parte de dirigir, si te interesa ir más a fondo, sirve lo que conté en cómo estudiar recursos humanos.

Cómo se evalúa y cómo prepararlo

Los exámenes de Administración General suelen mezclar tres tipos de pregunta, y cada uno se prepara distinto:

1. Opción múltiple o verdadero y falso. Juegan con los pares de conceptos. Se preparan con las fichas y con exámenes anteriores, si la cátedra los comparte.
2. Desarrollo conceptual. "Explique las funciones de la administración" o "compare la escuela clásica con la de relaciones humanas". Se preparan diciendo la respuesta en voz alta, en dos o tres minutos, sin mirar, y después comparando con el apunte.
3. Aplicación a un caso. Un párrafo sobre una empresa y una pregunta: qué tipo de estructura tiene, qué falla en su control, qué decisión tomarías. Se preparan con tu organización de todo el semestre y con los casos de las clases prácticas.

Para el desarrollo, una estructura que sirve casi siempre: definición, explicación con tus palabras, ejemplo y, si corresponde, la crítica o el límite del concepto. Pasa lo mismo que en las materias de números de la carrera, como contabilidad: no se aprueba entendiendo, se aprueba haciendo, aunque aquí lo que haces es explicar.

Las diapositivas de cada clase

Buena parte de Administración General llega en presentaciones con mucho texto y pocos ejemplos, o con esquemas (un organigrama, el ciclo de planificar a controlar, una pirámide de necesidades) que el profesor explicó en clase y que en el PDF quedan sin contexto. Ahí suele estar el problema: falta lo que se dijo entre diapositiva y diapositiva.

Para esa parte puedes usar Filmina, una app web que te explica tus diapositivas en voz alta, una por una, señalando de qué parte habla. Mira cada diapositiva también como imagen, así que explica los esquemas y los organigramas junto con el texto. Si algo no te cierra, le preguntas a Mina, el chat que contesta con tu material ("¿qué diferencia hay entre delegar y descentralizar?"), y después puedes practicar con preguntas armadas con lo que te explicó. Tiene sus límites: necesita conexión, con una presentación escaneada puede leer mal la letra chica (si tienes el original, conviene subir ese), y aplicar los temas a tu organización lo tienes que hacer tú.

Preguntas frecuentes

¿Qué se estudia en Administración General?

Qué es una organización y qué significa administrarla, la evolución del pensamiento administrativo y las funciones de la administración: planificar, organizar, dirigir y controlar. Según la cátedra, también toma de decisiones, estructura, liderazgo, motivación y control de gestión.

¿Administración General es difícil?

No suele ser difícil de entender, pero es fácil subestimarla porque se lee sin esfuerzo. Lo que cuesta es distinguir conceptos parecidos y aplicarlos a un caso, y eso solo sale practicando.

¿Cuáles son las funciones de la administración?

Planificar, organizar, dirigir y controlar. Planificar es fijar objetivos y cómo llegar a ellos, organizar es repartir el trabajo y la autoridad, dirigir es guiar y motivar a las personas, y controlar es medir lo que pasó y corregir lo que se desvió.

¿Cómo aprobar Administración General?

Arma fichas con cada definición, un ejemplo tuyo y el concepto con el que se confunde, y repásalas sin mirar. Elige una organización conocida y aplícale cada tema del programa, y practica las preguntas de desarrollo en voz alta antes del examen.